Разные вопросы

Внешними ссылками описанная проблема не решается.
То, что по ссылке будет лежать именно самая последняя и самая правильная версия файла - гарантий не больше, чем если она лежит в базе. Но если в базу складывать, то файл хотя бы гарантировано откроется. А если только ссылка - то и это не гарантировано.

Для таких случаев, как Ваш, в VOGBIT есть специальные возможности. Организуется, примерно, следующим образом:
В архиве (в БД программы) хранится последняя, актуальная версия файла. Доступная для всех.
Разработчик при необходимости внесения изменений "берёт" файл на редактирование. Физически при редактировании файл размещён у него на компьютере, в папке на локальном диске, и он может работать с ним в своём CAD точно так же, как обычно.
Если разработчик взял файл на редактирование, то в программе видно, кто это сделал и когда.
Разработчик сам управляет актуальностью файла в "электронном архиве". Когда он считает нужным, он использует команду "Сохранить в архив". При этом версия файла в базе приводится в соответствием с текущим состоянием файла на его рабочей машине. Все остальные пользователи постоянно имеют доступ к последней версии, которая доступна на текущий момент.

Это специально сделано для организации централизованного хранения файлов и коллективной работы с ними.
При использовании простых внешних ссылок может появится множество проблем. Например:
1. при любом изменении (переименовании, перемещении и т.п.) ссылка просто вообще ничего не покажет.
2. не исключён случай, что два разных человека могут взять один и то же файл и в один и тот же момент времени внести в него разные изменения. И при этом никак не отследишь, что внесли их в тот же файл, который по ссылке, а не, например, в его копию на другом компьютере.
3. не всякое приложение вообще сможет открыть файл по ссылке, когда он лежит не на локальном диске, а где-то в сети.
4. Открывая файл по ссылке, вы можете сделать это в момент, когда разработчик ещё не закончил внесение изменений, а процесс, что называется, "в разгаре". Откуда вы узнаете, можно уже брать файл, или его прямо сейчас правят и он "полуразобранный"?

В общем, в базе надёжнее.
Но если очень хочется, путём написания плагина можно и с внешними ссылками сделать. Я, в принципе, знаю, как минимум, один такой случай. Когда нет смысла хранить файлы в базе, но там своя специфика.