Режим "Обеспеченность"

Как это сделать? Просто в видеоролике не показано это, там все сразу работает

как я понял это единственный и верный способ?

Просто ролики сняты в разное время. В целом всё сохранилось, но в деталях кое-какие изменения за это время произошли в программе. Вот этот ролик был первый, в то время статус заявки был не особо важен.

Вот этот - поновее. В последних версиях сделали, чтобы учитывались в "Обеспеченности" только заявки помеченные "в работе". Так удобнее. Т.к. можно таким образом заводить не только действующие, но и предварительные, пока неподтверждённые заявки. Т.е. можно зафиксировать, что они есть (состояние "в разработке"), но в расчёте обеспеченности они не учитываются, т.к. пока не подтверждены (не оплачены и т.п.).

Настройка дополнительных колонок, которые подключаются для группировки, не сохраняется. Потому что берутся эти данные из "папок", а "папки" - вещь непостоянная, и манипуляции с ними ничем не ограничены. С момента закрытия окна до момента следующего открытия структура папок запросто может и поменяться. Например, тех папок, которые сохранились в настройках окна, может уже в этот момент просто не существовать.
Поэтому и не сохраняется.

Но "папки" - это далеко не единственный способ что-то нужное искать в окне "обеспеченность". Есть ещё, например, вот. И вот.