Складской учёт, упрощённые операции
Упрощенный порядок выполнения в программе складских операций, таких как: выдача ТМЦ со склада, возврат выданного обратно на склад, перемещение ТМЦ с одного склада на другой.
Введение
В данном руководстве рассматривается упрощенный порядок выполнения в программе складских операций, таких как: выдача ТМЦ со склада, возврат выданного обратно на склад, перемещение ТМЦ с одного склада на другой.
В стандартном варианте выдача ТМЦ со склада или перемещение на другой склад осуществляются в VOGBIT на основании документа – заявки на проведение соответствующей операции (Лимитная карта, Требование, Запрос на перемещение), называемого также "Документ-основание". Документ-основание содержит список позиций (номенклатуру) и количество, которое требуется выдать со склада, и может формироваться программой автоматически или вручную пользователем. Документ-основание (например, требование) обычно создаёт в программе ответственный за это представитель плановой службы или производственного подразделения. Кладовщику остается только в соответствующем окне ("Складской учёт – Расход") по готовому списку ТМЦ подтвердить выдачу со склада соответствующих позиций (возможно, откорректировать реально выдаваемое количество, если оно не совпадает с запрошенным). Подробно соответствующие действия кладовщика в программе при такой общей схеме работы описаны в руководстве "Складской учёт".
Упрощенный порядок оформления операций (выдача со склада/перемещение) подразумевает, что заранее никакого документа-основания создавать не нужно. Кладовщик сам выбирает какие позиции он сейчас хочет выдать со своего склада (в окне "Складской учёт – Остатки", из имеющегося на складе в наличии) и сразу оформляет их выдачу (или передачу на другой склад). Такой вариант удобно использовать, например, для оформления в программе выдачи со склада инструмента, расходных материалов и т.п., когда заранее в программе не составляется никаких "заявок" на получение ТМЦ со склада, а просто по мере возникновения фактической потребности на склад приходит рабочий или мастер и получает необходимые ему сейчас позиции.
Выдача со склада
В этой главе описаны действия в программе кладовщика при упрощенном порядке оформления выдачи ТМЦ со склада.
Откройте окно "Складской учёт – Остатки" (Рис. 1).
Рис. 1. Переход в режим "Остатки"
Выделите позиции (строчки), которые нужно выдать со склада, и нажмите в меню "Складской учёт – Расход" (Рис. 2).
Рис. 2. Переход к оформлению "Расхода"
В открывшемся окне (Рис. 3) проверьте, что правильно указан "Получатель" (подразделение), при необходимости измените "Получателя" на нужного. По умолчанию подставляется "Получатель", выбранный Вами в прошлый раз при аналогичном оформлении выдачи.
Введите количество, сколько выдаётся со склада (Рис. 3).
Рис. 3. Указание количества и получателя
При желании Вы можете отнести расход ТМЦ, выдачу которых со склада сейчас оформляете, к какому-то конкретному производственному заказу. Это делать необязательно, но если требуется, то выберите нужное в поле "Производственный заказ" (Рис. 4). Выбор производится из списка производственных заказов активных в настоящий момент. Можно использовать быстрый поиск по номеру или по наименованию заказа.
Рис. 4. Отнесение материальных затрат к конкретному производственному заказу
По нажатию "Ок" откроется окно "Расход", в котором в большинстве случаев достаточно просто нажать 
"Выдать" (Рис. 5).
Рис. 5. Окно "Расход"
Работа с окном "Расход" подробно описана в руководстве "Складской учёт", поэтому здесь остановимся только на нескольких основных моментах.
В большинстве случаев для учёта используется метод списания FIFO (программа сама выбирает из каких партий списываются материалы по принципу, что первое пришло на склад, то первое с него и списывается при оформлении "расхода"). В таком случае после ввода количества (Рис. 3) и нажатия "Ок", в окне "Расход" уже будет заполнена колонка "Выдаётся" (Рис. 5) и достаточно просто нажать "Выдать" для оформления выдачи со склада. При использовании метода списания SELECT1 пользователь должен в окне "Расход", перед тем как нажать "Выдать", сначала сам указать, сколько и из какой конкретно партии материала (комплектующих) сейчас выдается. Подробнее об оформлении расхода при использовании метода списания SELECT читайте в руководстве "Складской учёт".
После нажатия на кнопку "Выдать" откроется окно подтверждения операции выдачи со склада. В нем можно просто, как просто сразу нажать "Ок" (подтверждение списания со склада), так и при желании вписать комментарий или задать связь с работником (Рис. 6).
Рис. 6. Подтверждение выдачи со склада. Связь факта выдачи с работником
В этом случае в поле "Работник" выбирается сотрудник, а в поле "Связь" вы указываете, так называемый, "тип связи" (подставляется автоматически после выбора работника тот, который Вы использовали последний раз). По сути, это признак – какой смысл вы сами вкладываете в связь данного факта выдачи (списания) ТМЦ со склада с работником. Например, по чьему указанию выдается, кто из рабочих приходил получать, по чьей вине эти затраты материала и т.п. Вы можете использовать в данном случае как любой из уже имеющихся в программе "Типов связей" по своему усмотрению, так и создать при желании свой новый "тип связи".
Указание связи с работником, как и комментария, при оформлении выдачи со склада не является обязательным. Это возможность добавить для себя на будущее дополнительную поясняющую информацию. В каких-то случаях это может оказаться полезным. В частности, один из примеров мы рассмотрим в следующей главе.
После нажатия "Ок" в окне подтверждения (Рис. 6) на экране будет показан сформированный электронный документ о выдаче со склада (Расходная накладная). На случай, если помимо фиксации факта выдачи в программе, вам нужно подтвердить его распечаткой бумажного документа. Если этот шаг не обязателен для вас, просто закройте все ненужные окна (окно с сформированным электронным документом, само окно "Расход").
Возврат
Операция "Возврата" является обратной "Выдаче" со склада – возвращение ранее выданного обратно на склад. В контексте упрощенного оформления складских операций используется, чаще всего, когда была допущена какая-то ошибка. Например, работник получил не то, что ему на самом деле было нужно, и через непродолжительное время снова пришел на склад с просьбой забрать назад то, что он взял до этого, и выдать ему какую-то другую позицию.
Найдите интересующую позицию в окне "Остатки" (можно использовать быстрый поиск или строку авто-фильтра), установите на неё курсор и нажмите в меню "Складской учёт – Остатки" ().
Рис. 7. Переход к оформлению "Возврата"
В открывшемся окне будет показано, когда за последнее время таким образом, как описано в предыдущей главе, выдавалась со склада данная позиция (только основная информация: дата, выданное количество, с каким работником и/или производственным заказом было связано, если есть такая информация). Выберите, что из ранее выданного возвращается на склад и нажмите "Ок" (Рис. 8).
Примечание:
При нажатии на кнопку "Возврат" (Рис. 7) для удобства показывается не вся история выдачи со склада по соответствующей позиции, а только за последнее время (Рис. 8). По умолчанию, если ничего специально не настраивать в программе, это будет "последние 3 дня". Однако, вы можете при желании самостоятельно задать длительность такого "Периода возврата на склад" в днях. Подробнее смотрите в разделе "Настройки" настоящего
руководства.
Рис. 8. Выбор, что возвращается на склад (последние выдачи по данной позиции)
В открывшемся окне "Возврат" укажите возвращаемое количество (можете при желании воспользоваться кнопкой 
"Вернуть всё" - возвращается всё выданное количество) и нажмите 
"Вернуть" (Рис. 9).
Рис. 9. Оформление возврата
Возврат на склад оформлен в программе. Если никаких других действий (например, распечатать бумажный подтверждающий документ) выполнять вам больше не нужно, то просто закройте окно "Возврат".
Перемещение
Данная функция предназначена для упрощенного оформления передачи ТМЦ с одного склада на другой. Откройте окно "Остатки" (Рис. 1), выделите в нем те позиции, которые вы хотите передать на другой склад и нажмите "Складской учёт – Перемещение" (Рис. 10).
Рис. 10. Переход к оформлению "Перемещения"
Укажите "Получателя" и введите передаваемое количество (Рис. 11).
Рис. 11. Указание получателя и количества
По нажатию на "Ок" откроется окно "Перемещение" (Рис. 12). В большинстве случаев в нем уже будет заполнено всё необходимое, и остаётся только нажать кнопку для оформления факта передачи ТМЦ.
Примечание:
Большинство пользователей применяют для складского учёта метод FIFO (LIFO), когда при наличии на складе остатков одной и той же номенклатуры, но поступившей в разное время (разные партии номенклатуры) программа сама "набирает" из имеющихся остатков нужное количество по принципу "что первое пришло на склад, то первое с него уходит". В этом случае в колонке "Передаётся" в окне "Перемещение" (Рис. 12) уже будет подставлено нужное количество. Никаких дополнительных действий от пользователя не требуется.
В случае использования метода SELECT (точный партионный учёт с прослеживанием истории использования материалов или изделий из каждой поступившей на предприятие партии отдельно) пользователю нужно самому указать в окне "Перемещение", какое количество материала (изделий) из какой именно партии следует передать.
Рис. 12. Окно "Перемещение"
Дальнейший порядок действий зависит от прав пользователя(ей) для проведения в программе складских операций. Если текущий пользователь может выполнять учётные операции, как на складе-отправителе, так и на складе-получателе, то он может сразу нажать на кнопку 
"Передать" (Рис. 13), и факт перемещения ТМЦ между складами будет оформлен в программе.
Рис. 13. Кнопка "Передать"
Если текущий пользователь – это кладовщик склада-отправителя, и он не имеет возможности выполнять учётные операции на складе-получателе, то он может нажать только кнопку 
"Выдать" (Рис. 14). В таком случае сам факт перемещения ТМЦ между складами пока не оформляется в программе, а только формируется "Запрос на перемещение". Чтобы "перемещение" произошло, требуется подтверждение со стороны склада-получателя.
Рис. 14. Кнопка "Выдать"
По аналогии с операцией "Расход", при оформлении выдачи со склада в рамках "Перемещения" можно при желании указать дополнительный комментарий или связать данную складскую операцию с определенным работником (Рис. 6), но это не является обязательным.
Далее рассмотрим действия в программе в подобном случае кладовщика со стороны склада-получателя.
Откройте окно "Складской учёт – Документы в работе" (Рис. 15). Это режим для кладовщика, в котором отображаются активные на текущий момент запросы на получение ТМЦ со склада или на перемещение между сладами.
Рис. 15. Переход к окну "Документы в работе"
Найдите недавно появившийся запрос на перемещение, установите на него курсор и нажмите "Складской учёт – Перемещение" (Рис. 16). Для удобства вы можете настроить внешний вид окна "Документы в работе" и порядок вывода информации в нём с помощью группировки, сортировки и фильтров. Также можно настроить выделение недавно появившихся запросов цветом или шрифтом (с помощью "условного форматирования").
Рис. 16. Переход к подтверждению перемещения со стороны "Получателя"
Откроется уже знакомое окно "Перемещение". Всё необходимое в нём уже будет заполнено, вам, как представителю "Получателя", остаётся только нажать 
"Принять" (Рис. 17), чтобы подтвердить факт поступления указанных ТМЦ на ваш склад.
Рис. 17. Кнопка "Принять"
Настройки
Настройка срока упрощенного возврата на склад
Данная настройка используется функцией "Возврат" и определяет период в днях, за который показываются "Последние выдачи со склада". Для указания длины периода добавьте к настроечной номенклатурной позиции "Настройки для ведения учёта" (VGB_LOGISTICS) параметр "Срок возврата, дней" (VGB_SReturn) и в качестве значения укажите количество дней от текущей даты назад, за которое следует показывать выдачу соответствующей позиции со склада (Рис. 18).
Рис. 18. Настройка срока "Упрощенного возврата на склад"
Рис.18. Настройка срока "Упрощенного возврата на склад".
Список сокращений
ТМЦ – Товарно-Материальные Ценности