Видео-презентация, часть 4. Складской учёт
Какова общая стоимость текущих складских запасов на предприятии, из чего она складывается, что именно сейчас лежит на складах и в каком количестве. Насколько оперативна данная информация, и откуда она берётся в программе. Ответы на все эти вопросы можно найти в данном видеоролике.
Очередной ролик из серии «Видео- презентация VOGBIT», на этот раз посвящённый вопросам из области складского учёта.
Показан режим «Остатки», который позволяет оценить объёмы, стоимость и структуру складских запасов на предприятии. Что сейчас есть на складах, где лежит, в каком количестве, сколько стоит. С помощью группировки и фильтров можно буквально парой движений мгновенно получать на экране различные отчёты и данные для анализа. Например, сгруппировать материалы и комплектующие по видам или товарным группам, посмотреть остатки отдельно по подразделениям, выбрать из общего списка только интересующие позиции и т.п. Для удобства можно в интерактивном режиме самому выбирать, в какой единице измерения следует представить количество. Например, вывести текущий остаток металлических листов в штуках, в квадратных метрах или в тоннах.
При оформлении поступления на склад учитывается, что одна и та же позиция может иметь у разных поставщиков разные названия, но в базе данных предприятия при этом соответствующие записи в справочнике (например, материалов) дублироваться не должны. Как решается подобная проблема в VOGBIT показано в видеоролике.
Достаточно подробно рассматрено оформление выдачи со склада материалов или комплектующих на основании Лимитно-заборной карты. В качестве примера взята лимитная карта на производственный заказ, которую мы сформировали в предыдущем ролике.
Эта часть «Видео-презентации» лишь частично затрагивает обширную тематику организации учёта материалов, комплектующих и других товарно-материальных ценностей в производстве. В ней мы успели вкратце показать только три базовых режима работы с программой (Остатки, Приход, Расход). В дальнейшем мы ещё неоднократно будем возвращаться к теме, которая была начата в данном видеоролике.
Сопроводительный текст к видео
В этом ролике из серии «Видео-презентация VOGBIT» мы покажем несколько примеров, связанных со складским учётом.
Оценить объёмы и стоимость текущих складских запасов на предприятии можно с помощью режима «Остатки».
В нём мы видим, что у нас сейчас есть на складе, по каждой позиции – количество, единицу измерения и стоимость.
Внизу – общая стоимость.
С помощью стандартной группировки можно нужным образом систематизировать эту информацию. Например, посмотреть отдельно по каждому складу: чего и сколько на нём есть и на какую сумму.
Так же, как и в других режимах VOGBIT, для группировки можно использовать структуру справочников. Например, разделить все товарно-материальные ценности по типам и посмотреть, на какую сумму у нас сейчас лежит металла,
лакокрасочных материалов,
инструмента.
Если по какой-то позиции нужна дополнительная информация, то можно найти её в общем справочнике системы.
При большой номенклатуре материалов и покупных изделий очень полезными бывают функции для поиска и фильтры.
Например, чтобы отобрать только листовые материалы достаточно ввести в верхней строчке слово «лист»
Вот все имеющиеся на складе листы,
вот их общая стоимость.
Единицу измерения можно выбрать ту, которая удобнее в данный момент. Например, сейчас мы видим, сколько у нас на складе листов в штуках.
Посмотрим, сколько это в квадратных метрах,
или в тоннах.
Если нужно быстро распечатать данные с экрана, например, для обсуждения с коллегами на совещании, то можно выделить строчки и сохранить их в обычный файл Excel.
Номенклатура, количество, стоимость – вся эта информация поступает в режим «Остатки в реальном времени непосредственно со складов. Посмотрим, как это происходит, на примере.
(Большой прямоугольник)
Предположим, привезли новую партию металлических листов стандартного размера. Пять штук толщиной 2 миллиметра и 4 штуки – толщиной 3 миллиметра. Поставщик указывает в накладной количество и цену металла за тонну. Мы у себя на складе учитываем листы в штуках.
Оформим поступление на склад.
Введём номер и дату накладной, которая пришла с металлом, чтобы потом, в случае чего, было проще разобраться, что это такое, когда и откуда пришло.
И укажем поставщика.
Теперь нужно ввести, что именно пришло.
Те, кто уже работал с какими-нибудь складскими программами, наверняка, знают, что в этом месте есть одна тонкость, связанная с разными наименованиями. Например, один и тот же материал или стандартный винт каждый поставщик может по-своему записать в накладной. А, к примеру, в радиоэлектронной промышленности абсолютно одинаковые по типоразмеру и характеристикам элементы могут иметь разные названия в зависимости от производителя.
Посмотрим, как быть в такой ситуации, если вы работаете с VOGBIT.
Итак, мы заполняем список поступивших на склад позиций, взяв за основу накладную, пришедшую от поставщика. Добавляем новую строчку.
Вписываем оригинальное название, как оно указано в накладной.
И выбираем по своей базе данных, как это называется в нашем справочнике.
Количество, единицу измерения и сумму просто вводим один в один, как написано в накладной.
Готово.
У себя на складе по условиям примера мы ведём учёт листов в штуках.
Пересчитываем поступившие листы, и в колонке под словом «Склад» вводим, сколько мы приходуем – 5 штук.
Как видите, ничего сложного.
По аналогии добавим вторую позицию из накладной.
И нажимаем «провести», чтобы подтвердить поступление. Все необходимые действия для учёта в программе на этом мы уже выполнили. А чтобы облегчить жизнь кладовщику можно автоматически сформировать приходный ордер стандартной формы, который всё равно понадобится для отчётности.
Обратите внимание, в документе название металла один в один соответствует тому, как было записано в накладной у поставщика. Но никакого дублирования записей в нашей базе данных предприятия при этом не произошло.
Откроем снова режим «Остатки». Как видите, количество листов на нашем складе увеличилось, подросла соответственно и общая стоимость запасов.
В завершении посмотрим, как оформляется в программе выдача материалов со склада.
Если помните, то в одном из предыдущих роликов мы уже формировали лимитные карты для получения материалов на складе.
Теперь, предположим, что вот с этим документом на склад пришёл работник цеха получать материалы.
Кладовщик нажимает «Создать расход» и вводит номер лимитной карты.
И на экране у него появляется уже автоматически сформированный список, что он должен выдать на этот заказ. По каждой позиции сразу видно: текущий остаток на складе, сколько нужно выдать, сколько уже было выдано на этот заказ ранее.
Обратите внимание, в лимитной карте количество материала указано в технологических единицах измерения. Например, листа 2мм нужно полтора квадратных метра.
На складе в нашем примере учёт листов ведётся в штуках. Программа автоматически перевела количество в более удобные для кладовщика единицы. По нормативу на этот заказ требуется половина листа.
Резать лист прямо на складе мы, конечно, не будем, выдадим целый. Значок «Предупреждение» показывает, что мы собираемся отпустить больше, чем расчётная потребность. Но в данном случае именно так мы и хотим сделать.
С листом 3мм ситуация обратная. У нас сейчас нет его на складе в достаточном количестве. Поэтому значок предупреждения показывает, что всё полностью сейчас выдать мы не сможем.
Выдадим сейчас 12 листов, чтобы в цехе могли начать работу, а остальную часть потом, когда подвезут очередную партию металла.
Таким образом работать с программой кладовщику совсем не сложно. Список, что нужно выдавать, строится на экране автоматически. Остатки и ранее выданное количество показываются. Остаётся только проверить и при необходимости откорректировать значение в колонке «Выдаётся». И, собственно, выдать металл.
Подтверждаем факт выдачи.
Для отчётности распечатываем накладную на стандартном бланке.
Если мы теперь ещё раз заглянем в «Остатки», то увидим, что соответствующим образом изменилось количество металла на складе.
На этом завершим очередную часть видео-презентации. В ней мы увидели, как представлена в программе информация о текущих складских запасах, и откуда она поступает. Как выглядит работа с VOGBIT непосредственно на складе. В дальнейшем мы ещё обязательно вернёмся к теме учёта движения материалов. Например, посмотрим в программе не только текущие остатки, но и динамику их изменения во времени, а также сравним фактические затраты материалов на заказ с плановыми. Но это уже в следующих сериях.